Version 3.0 – En vigueur à compter du 22 juillet 2026

Préambule

Les présentes conditions générales d’utilisation et de vente (les « CGUV ») régissent l’accès à la solution dokia. et son utilisation.

Elles sont conclues entre :

• D’une part, DOME MEDIA, société par actions simplifiée au capital de 2.000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 820 781 177, dont le siège social est situé 25, rue de Ponthieu, 75008 Paris, numéro de TVA intracommunautaire FR95820781177, représentée par son président, éditeur de la solution dokia. (ci-après « DOME MEDIA ») ;
• D’autre part, le client identifié à la Commande (ci-après le « Client »).

DOME MEDIA et le Client sont ci-après désignés ensemble les « Parties » et individuellement une « Partie ».

Qualité du Client

La solution dokia. est exclusivement destinée aux cabinets d’expertise comptable et aux professions connexes ou associées.

En acceptant les CGUV, le Client déclare expressément agir à des fins entrant dans le cadre de son activité professionnelle et non en qualité de consommateur au sens du Code de la consommation.

Les CGUV ne sont pas soumises aux dispositions du Code de la consommation.

Contrats conclus par voie électronique

Conformément à l’article 1127-3 du Code civil, les Parties, toutes deux professionnelles, conviennent de déroger aux dispositions des 1° à 5° de l’article 1127-1 et à l’article 1127-2 du même code.

Cette dérogation ne s’étend pas au premier alinéa de l’article 1127-1, qui impose la mise à disposition des stipulations contractuelles d’une manière permettant leur conservation et leur reproduction, ni à son dernier alinéa.

Cette dérogation ne fait pas obstacle aux engagements souscrits par DOME MEDIA à l’article 24 des présentes en matière d’archivage des CGUV et d’accès du Client à la version qu’il a acceptée.

Article 1 – Définitions

Dans les présentes CGUV, les termes suivants, employés avec une majuscule, ont la signification ci-après.

• « Administrateur Cabinet » : l’Utilisateur désigné par le Client, disposant des droits d’administration du compte du Client, notamment la gestion des Utilisateurs, des rôles et de la charte graphique ;
• « Annexe 1 » : l’accord de sous-traitance conclu au sens de l’article 28 du RGPD, annexé aux présentes et en faisant partie intégrante ;
• « Commande » : le récapitulatif de commande validé par le Client lors de la souscription ou du changement de Formule, qui identifie le Client, la Formule souscrite, la périodicité, le prix, le nombre de Licences et, le cas échéant, les options souscrites ;
• « Abonnement » : l’accès souscrit à une Formule pour un domaine juridique déterminé, tel qu’identifié à une Commande ; un même Client peut être titulaire de plusieurs Abonnements ;
• « Contrat » : l’ensemble formé par la Commande, les CGUV et l’Annexe 1 ;
• « Documents » : les modèles, guides pratiques, fiches, courriers, contrats, actes, outils et autres contenus édités par DOME MEDIA et mis à disposition au sein de la Solution ;
• « Données Client » : les données saisies, importées ou générées par le Client et ses Utilisateurs au sein de la Solution, notamment les données relatives aux Entreprises Clientes et aux Salariés, à l’exclusion des données relatives aux comptes Utilisateurs, à leur authentification, à leurs connexions et à la facturation, dont DOME MEDIA est responsable de traitement ;
• « Entreprise Cliente » : une entreprise cliente du Client, dont les données sont enregistrées par ce dernier au sein de la Solution ;
• « Formule » : l’offre d’abonnement souscrite par le Client, qui détermine les Modules, options et quotas auxquels il a accès ;
• « Licence » : le droit d’ouvrir un compte Utilisateur nominatif au sein de la Solution ;
• « Marque blanche » : la fonctionnalité permettant au Client d’appliquer sa charte graphique à certains Documents ;
• « Module » : un ensemble fonctionnel de la Solution, tel que décrit à l’article 3.2 ;
• « Plateforme » : l’espace en ligne accessible après authentification, permettant l’accès à la Solution ;
• « RGPD » : le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
• « Salarié » : un salarié ou candidat d’une Entreprise Cliente, dont les données sont enregistrées par le Client au sein de la Solution ;
• « Site » : le site internet accessible à l’adresse www.dokia.fr ;
• « Solution » ou « dokia. » : la solution logicielle en mode SaaS éditée par DOME MEDIA, comprenant la Plateforme, les Modules et les Documents ;
• « Utilisateur » : toute personne physique disposant d’un compte nominatif au sein de la Plateforme, qu’il ait été ouvert par le Client ou, s’agissant de l’Administrateur Cabinet, à la validation de la Commande.

Article 2 – Documents contractuels

2.1 Composition du Contrat

Le Contrat est composé des documents suivants :

• Les conditions particulières ou le contrat de partenariat éventuellement conclus entre les Parties ;

• La Commande ;

• Les CGUV ;

• L’Annexe 1.

L’Annexe 1 fait partie intégrante des CGUV et est acceptée par le Client dans les mêmes conditions.

2.2 Ordre de préséance

En cas de contradiction entre ces documents, l’ordre de préséance suivant s’applique.

Les conditions particulières et le contrat de partenariat éventuellement conclus entre les Parties prévalent sur les CGUV et sur la Commande, à l’exception des questions relatives à la protection des données à caractère personnel, pour lesquelles l’Annexe 1 demeure applicable.

• L’Annexe 1 prévaut sur les CGUV et sur la Commande pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel ;
• La Commande prévaut sur les CGUV pour la description du périmètre souscrit et pour les conditions financières ;
• Les CGUV prévalent pour le surplus.

2.3 Exclusion des documents du Client

Les CGUV expriment l’intégralité des obligations des Parties.

Les conditions générales d’achat du Client, ses bons de commande, ses questionnaires fournisseurs et tout autre document émanant de lui sont inopposables à DOME MEDIA, sauf acceptation écrite, expresse et préalable de cette dernière.

Article 3 – Objet et description de la Solution

3.1 Nature de la Solution

dokia. est une solution d’édition et d’assistance juridique en ligne, exclusivement dédiée aux cabinets d’expertise comptable et aux professions connexes ou associées.

Elle couvre à ce jour le droit du travail et le droit des sociétés.

Elle est accessible à distance, en mode SaaS, au moyen d’une connexion internet sécurisée, sans installation logicielle.

DOME MEDIA conserve la maîtrise de l’hébergement, de l’exploitation, de la maintenance et de l’évolution de la Solution.

3.2 Modules

La Solution est composée des Modules suivants, dont l’accès dépend de la Formule souscrite.

• dokia.procédures : une base documentaire organisée en procédures opérationnelles, réunissant en un lieu unique l’ensemble des Documents nécessaires au traitement d’une procédure déterminée, ainsi que les ressources publiques pertinentes ;
• dokia.news : un fil d’actualité juridique alimenté par DOME MEDIA, consultable au sein de la Plateforme, signalant les actualités ayant une incidence sur les Documents ; chaque Utilisateur peut en outre s’abonner, s’il le souhaite, à la réception quotidienne de cette actualité par courrier électronique, et se désabonner à tout moment depuis la gestion de son compte ou depuis chaque envoi ;
• dokia.business : une base documentaire d’outils, de méthodes et de supports destinés au développement de l’activité du Client ;
• dokia.bot : un assistant conversationnel reposant sur une technologie d’intelligence artificielle générative, régi par l’article 12 ;
• dokia.partenaires : un service de mise en relation avec un avocat partenaire, régi par l’article 13 ;
• La gestion d’une base d’Entreprises Clientes et de Salariés, permettant le préremplissage automatique des Documents ;
• L’édition en ligne des Documents et leur téléchargement ;
• La Marque blanche, régie par l’article 14.

La composition des Modules, leur contenu et leurs fonctionnalités sont susceptibles d’évoluer dans les conditions de l’article 11.

3.3 Périmètre souscrit

Le périmètre exact des Modules, options, quotas et Licences compris dans l’Abonnement du Client est celui figurant sur la Commande.

Lorsque le Client est titulaire de plusieurs Abonnements, chacun d’eux est régi distinctement par les présentes, notamment quant à sa durée, à sa date d’échéance, à son prix et à sa résiliation.

Les Parties conviennent expressément que ces Abonnements forment un ensemble indivisible au sens de l’article 1186 du Code civil, en ce qu’ils donnent accès à une même Plateforme au moyen des mêmes comptes Utilisateurs. En conséquence, la suspension de l’accès prévue à l’article 9.2 et le blocage prévu à l’article 10.5 s’appliquent à l’ensemble des Abonnements du Client, quel que soit celui au titre duquel ils sont encourus. Le Client en est expressément informé.

Lorsque la Commande ne détaille pas l’un de ces éléments, celui-ci est déterminé par la page de souscription communiquée au Client, dans son état au jour de la souscription.

DOME MEDIA conserve une version archivée et horodatée de cette page, et la communique au Client sur simple demande adressée à support@dokia.fr.

Le nombre de Licences attaché à l’Abonnement est en outre consultable à tout moment par l’Administrateur Cabinet depuis la Plateforme.

DOME MEDIA ne peut, en cours de période d’abonnement, réduire unilatéralement le périmètre souscrit tel qu’il figure sur la Commande.

Toute réduction de ce périmètre relève de l’article 10.

3.4 Nature des Documents et absence de consultation juridique

DOME MEDIA n’est ni un cabinet d’avocats, ni un cabinet d’expertise comptable.

Elle exerce une activité d’édition juridique.

Elle ne donne aucune consultation juridique et ne rédige aucun acte sous seing privé pour autrui au sens de l’article 54 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques.

Les Documents sont des modèles mis à la disposition du Client à titre documentaire.

Ils sont établis au regard des dispositions légales et réglementaires en vigueur à la date de leur mise en ligne ou de leur dernière mise à jour, et ne tiennent pas compte de la situation particulière d’une Entreprise Cliente ou d’un Salarié déterminé.

Ils ne tiennent pas davantage compte des stipulations d’une convention collective, d’un accord collectif, d’un usage ou d’un engagement unilatéral applicable à une Entreprise Cliente déterminée, lesquels peuvent ajouter aux dispositions légales ou s’y substituer.

Il appartient au Client, professionnel qualifié, de sélectionner les Documents pertinents, de les vérifier et de les adapter à la situation qu’il traite, sous sa seule responsabilité.

Le Client demeure seul responsable des choix qu’il opère et des conseils qu’il délivre à ses propres clients.

La mise à disposition des Documents ne dispense pas du recours, en tant que de besoin, au conseil d’un avocat.

3.5 Prestations de formation

DOME MEDIA exerce une activité d’organisme de formation.

Enregistrée sous le numéro 11788666578. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat.

La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d’actions suivante : ACTIONS DE FORMATION.

Certification délivrée par ATALIA, sous le numéro de certificat ATA 1307 2024.

Les prestations de formation dispensées par DOME MEDIA ne sont pas régies par les présentes CGUV, mais par des conditions particulières distinctes, accessibles sur le Site et acceptées lors de la commande de la formation concernée.

Article 4 – Conclusion du Contrat

4.1 Communication préalable des CGUV

Les CGUV et l’Annexe 1 sont accessibles en permanence sur le Site.

Un lien hypertexte permettant d’en consulter le texte intégral est affiché sur la page de souscription, avant le bouton de validation de la Commande.

Elles peuvent être librement consultées, téléchargées, imprimées et conservées par le Client sur un support durable.

Elles sont également accessibles, sans authentification, depuis la page de connexion à la Plateforme.

Conformément à l’article L. 441-1, II du Code de commerce, elles sont communiquées à tout acheteur professionnel qui en fait la demande, sur simple demande adressée à support@dokia.fr.

4.2 Acceptation

L’acceptation du Contrat résulte d’une action positive de la personne qui souscrit au nom du Client.

Elle est matérialisée sur le Site, préalablement à toute redirection vers la page de paiement, par le cochage d’une case unique, non pré-cochée et dont le cochage conditionne la validation de la Commande.

Cette case porte la mention : « J’ai lu et j’accepte les Conditions générales d’utilisation et de vente de dokia., version 3.0 du 22 juillet 2026, ainsi que leur Annexe 1 (Accord de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD), accessibles ici », assortie d’un lien hypertexte vers le texte intégral.

La Politique de confidentialité ne fait pas l’objet d’une case à cocher.

L’information prévue aux articles 12 à 14 du RGPD n’est pas soumise à acceptation, et les traitements qu’elle décrit ne reposent pas sur le consentement.

Une mention affichée à proximité immédiate de la case et du bouton de validation indique : « En validant votre commande, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la Politique de confidentialité de dokia. », assortie d’un lien hypertexte vers le texte intégral.

La validation de la Commande intervient par le bouton « Valider ma commande », qui emporte redirection vers la page de paiement.

Le présent article s’applique à toute nouvelle Commande, notamment en cas de changement de Formule ou de périodicité.

Lorsque, à la demande du Client, un changement de Formule ou de périodicité est mis en oeuvre sans nouveau passage par la page de souscription, l’acceptation est recueillie par un écrit émanant de l’Administrateur Cabinet, conservé par DOME MEDIA.

Une acceptation enregistrée par DOME MEDIA sans un tel écrit est dépourvue d’effet.

4.3 Pouvoir du souscripteur

La personne physique qui souscrit au nom du Client déclare être âgée d’au moins dix-huit ans, disposer de la capacité juridique et détenir le pouvoir d’engager le Client.

Elle déclare en outre disposer des autorisations éventuellement requises par l’organisation à laquelle elle appartient.

DOME MEDIA est fondée à se prévaloir de cette déclaration, sans avoir à vérifier l’étendue des pouvoirs du souscripteur.

Le présent article s’applique à toute commande passée en cours de contrat par un Utilisateur, notamment la commande d’une prestation au titre de dokia.partenaires.

Il appartient au Client de déterminer, au moyen des rôles et des droits d’accès qu’il attribue, quels Utilisateurs sont habilités à passer de telles commandes.

Par exception, les prestations facturées à l’unité au titre de l’article 13 ne peuvent être commandées que par un Administrateur Cabinet. Toute commande ainsi passée engage le Client.

Les Utilisateurs ne disposant pas de ce rôle peuvent adresser une demande à un Administrateur Cabinet depuis la Plateforme, sans que cette demande ne vaille commande.

Le Client peut désigner plusieurs Administrateurs Cabinet. Chacun d’eux dispose de la faculté de commander les prestations mentionnées au présent article.

4.4 Formation du Contrat

Le Contrat est formé à la date de confirmation du paiement initial par le prestataire de services de paiement.

Lorsque le paiement est effectué par prélèvement SEPA, le Contrat est formé dès la confirmation de la Commande, sans attendre l’encaissement effectif.

4.5 Remise d’une copie

Un courrier électronique de confirmation est adressé automatiquement à l’Administrateur Cabinet à la validation de la Commande.

Ce courrier électronique comporte le récapitulatif de la Commande et la facture correspondante.

L’Administrateur Cabinet retrouve à tout moment, depuis la Plateforme, la version des CGUV qu’il a acceptée, sa date d’acceptation et un lien permettant d’en consulter le texte intégral.

4.6 Accès temporaires

DOME MEDIA peut ouvrir au Client, à sa demande ou de sa propre initiative, un accès temporaire et gratuit à une fonctionnalité non comprise dans sa Formule.

Cet accès est consenti pour une durée déterminée portée à la connaissance du Client. Il prend fin de plein droit à l’expiration de cette durée, sans formalité ni préavis.

Son retrait ne constitue ni une modification du Contrat au sens de l’article 10.4, ni une modification substantielle de la Solution au sens de l’article 10.3, et n’ouvre droit à aucune indemnité.

Les données produites par le Client au moyen de la fonctionnalité concernée lui demeurent accessibles dans les conditions de sa Formule.

4.7 Changement de Formule en cours d’abonnement

Le passage à une Formule supérieure prend effet à la date de la demande. Il ouvre une nouvelle période d’engagement d’un an courant à compter de cette date. DOME MEDIA facture le prix de la nouvelle Formule et rembourse, le cas échéant, la fraction non consommée du prix de la Formule antérieure, au prorata de la période restant à courir.

Le passage à une Formule inférieure prend effet à la date d’échéance de la période d’abonnement en cours. Il est demandé au plus tard la veille de cette date et donne lieu à une nouvelle Commande acceptée dans les conditions de l’article 4.2. Les sommes versées d’avance au titre de la période en cours ne sont pas remboursées.

Tout changement de Formule est réservé à l’Administrateur Cabinet.

Article 5 – Comptes, Utilisateurs et Licences

5.1 Ouverture du compte

La validation de la Commande entraîne la création automatique du compte de l’Administrateur Cabinet.

Une invitation est adressée par courrier électronique à l’adresse renseignée à la Commande, comportant un lien d’activation permettant à l’Administrateur Cabinet de définir lui-même son mot de passe.

Ce lien est valable sept jours.

À son expiration, un nouveau lien peut être demandé depuis la page de connexion.

DOME MEDIA ne crée ni ne détient à aucun moment le mot de passe d’un Utilisateur.

5.2 Licences

Le nombre maximal de Licences dont dispose le Client est déterminé lors de la souscription, en fonction de la Formule et de la taille du cabinet.

Il est consultable à tout moment par l’Administrateur Cabinet depuis la Plateforme, et communiqué sur demande adressée à support@dokia.fr.

La création d’un compte Utilisateur supplémentaire est bloquée lorsque ce plafond est atteint.

Le Client peut demander l’attribution de Licences supplémentaires, dans les conditions tarifaires en vigueur.

Les Clients bénéficiant de la connexion par authentification unique visée à l’article 6.5 disposent d’un nombre de Licences illimité, dans les conditions définies par les conditions particulières ou le contrat de partenariat mentionnés à cet article.

5.3 Gestion des Utilisateurs par le Client

L’Administrateur Cabinet crée, modifie et supprime les comptes Utilisateurs, leur attribue un rôle et détermine leurs droits d’accès, dans la limite du périmètre souscrit.

Par exception, lorsque le Client bénéficie de l’option prévue à l’article 6.5, les comptes Utilisateurs sont créés automatiquement à la première connexion, sans intervention de l’Administrateur Cabinet.

Les adresses électroniques des Utilisateurs relèvent du même nom de domaine que celle de l’Administrateur Cabinet. Le Client peut solliciter une dérogation par courrier électronique adressé à support@dokia.fr. Le respect de cette obligation incombe au Client, DOME MEDIA n’étant pas tenue de le contrôler.

Le Client est seul responsable de la gestion de ses Utilisateurs, de l’attribution et du retrait de leurs droits, ainsi que de la suppression des comptes des personnes ayant quitté ses effectifs.

5.4 Porte-fort

Les Utilisateurs autres que l’Administrateur Cabinet n’ont pas à accepter les CGUV, leur accès découlant du Contrat souscrit par le Client.

Le Client se porte fort, au sens de l’article 1204 du Code civil, du respect des présentes CGUV par chacun de ses Utilisateurs.

En conséquence, les stipulations des présentes énonçant une interdiction ou une obligation à la charge d’un Utilisateur s’entendent d’une obligation du Client de s’en abstenir lui-même et de la faire respecter par ses Utilisateurs.

Il fait son affaire personnelle de la communication des CGUV à ses Utilisateurs.

En revanche, l’information des Utilisateurs au titre des articles 13 et 14 du RGPD incombe à DOME MEDIA, qui est responsable des traitements relatifs à leurs comptes, et qui y satisfait dans les conditions précisées par la Politique de confidentialité.

5.5 Caractère personnel des comptes

Les comptes Utilisateurs et les identifiants de connexion sont strictement nominatifs et personnels.

Leur partage entre plusieurs personnes est interdit.

La revente, la location, la cession et la mise à disposition de comptes Utilisateurs à des tiers sont interdites.

Un Utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul Client.

Article 6 – Sécurité des accès

6.1 Confidentialité des identifiants

Les identifiants de connexion sont confidentiels.

Le Client et ses Utilisateurs sont responsables de leur conservation et des conséquences de leur divulgation.

Toute connexion et toute action réalisée au moyen des identifiants d’un Utilisateur sont réputées émaner de cet Utilisateur.

Le Client informe DOME MEDIA sans délai, à l’adresse support@dokia.fr, de toute perte, divulgation ou utilisation non autorisée d’identifiants dont il aurait connaissance.

6.2 Authentification à double facteur

Sous réserve de l’article 6.5, l’accès à la Plateforme est subordonné à une authentification à double facteur, obligatoire pour tous les Utilisateurs et sans possibilité de désactivation.

Après validation de l’adresse électronique et du mot de passe, un code à usage unique est transmis à l’Utilisateur par courrier électronique.

Sa durée de validité est limitée.

DOME MEDIA se réserve la faculté de faire évoluer le canal de transmission de ce code afin de renforcer le niveau de sécurité.

6.3 Politique de mot de passe

Les mots de passe comportent au minimum douze caractères et associent au moins une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial.

Ils ne font pas l’objet d’un renouvellement périodique imposé.

Par exception, les mots de passe des comptes disposant de droits d’administration sont renouvelés tous les six mois, la réutilisation des cinq derniers mots de passe étant empêchée.

Le renouvellement est en outre imposé à tout Utilisateur en cas de suspicion de compromission.

Ils sont conservés par DOME MEDIA sous forme hachée au moyen d’un algorithme robuste, et jamais en clair.

6.4 Gestion des sessions

À l’issue d’une authentification à double facteur réussie, une session de confiance est établie pour une durée de sept jours sur l’appareil utilisé.

La connexion simultanée d’un même Utilisateur depuis plusieurs appareils est interdite.

Toute connexion depuis un nouvel appareil entraîne la révocation immédiate de la session précédente et une nouvelle authentification complète.

Le Client reconnaît que ce mécanisme, destiné à prévenir le partage de Licences et l’accès depuis un appareil non maîtrisé, peut interrompre une session en cours.

6.5 Authentification unique

La connexion par authentification unique auprès du fournisseur d’identité de l’organisation du Client est réservée aux Clients ayant conclu des conditions particulières ou un contrat de partenariat avec DOME MEDIA. Ces documents en définissent les conditions techniques et financières.

Cette option est configurée par DOME MEDIA sur communication par le Client des paramètres nécessaires.

Le Client demeure seul responsable de la sécurité de son annuaire, de la gestion des comptes qui y figurent et de leur désactivation.

La politique de mot de passe et l’authentification à double facteur de DOME MEDIA ne s’appliquent pas aux Utilisateurs connectés par authentification unique, la sécurité de l’authentification étant déléguée au fournisseur d’identité du Client.

Article 7 – Conditions financières

7.1 Prix

Les prix sont ceux figurant sur la Commande.

Ils sont exprimés hors taxes et majorés de la taxe sur la valeur ajoutée au taux en vigueur au jour de la facturation, déterminé en fonction de l’adresse de facturation communiquée par le Client.

Ils dépendent notamment de la Formule, de la périodicité choisie, du nombre de Licences et, le cas échéant, des codes de réduction appliqués.

Le Client est seul responsable de l’exactitude de l’adresse de facturation qu’il communique.

Lorsqu’une remise est consentie pour un nombre déterminé d’échéances, elle est temporaire.

Son terme est indiqué sur la Commande.

Le retour au prix catalogue à l’expiration d’une telle remise ne constitue pas une révision du prix au sens de l’article 7.4.

7.2 Modalités de paiement

Le paiement s’effectue par prélèvement SEPA.

Le paiement par carte bancaire ou par virement peut être accepté par DOME MEDIA sur demande du Client.

Le paiement est exigible d’avance, à la souscription puis à chaque échéance.

Les opérations de paiement sont opérées par un prestataire de services de paiement.

Les données de paiement du Client sont collectées et traitées par ce prestataire, sans être conservées par DOME MEDIA.

7.3 Factures

Les factures sont émises sous forme électronique.

Les factures sont adressées à l’Administrateur Cabinet et mises à disposition dans l’espace client de la Plateforme.

Elles sont conservées par DOME MEDIA pendant une durée de dix ans.

7.4 Révision du prix

Le prix hors taxes de l’abonnement peut faire l’objet d’une révision annuelle, dans la limite d’un taux d’augmentation de 5 % par an.

La révision ne peut prendre effet qu’à la date d’échéance de la période d’abonnement en cours.

DOME MEDIA informe le Client du nouveau prix, par courrier électronique adressé à l’Administrateur Cabinet, au plus tard trente jours avant cette date d’échéance.

Le Client qui n’accepte pas le nouveau prix peut résilier le Contrat dans les conditions de l’article 8.4, sans pénalité ni frais.

À défaut de résiliation dans le délai prévu à l’article 8.4, le nouveau prix s’applique à la période reconduite.

Toute augmentation excédant le taux de 5 % par an suppose l’accord exprès du Client.

7.5 Retard de paiement

Conformément au II de l’article L. 441-10 du Code de commerce, les présentes précisent les conditions d’application et le taux des pénalités de retard, ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Toute somme non payée à son échéance porte, de plein droit et sans qu’un rappel soit nécessaire, intérêt à un taux égal à trois fois le taux de l’intérêt légal.

Le Client est en outre redevable, de plein droit, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros, conformément à l’article D. 441-5 du même code.

Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs à ce montant, DOME MEDIA peut en demander l’indemnisation complémentaire, sur justification.

Le défaut de paiement ouvre en outre à DOME MEDIA la faculté de suspendre l’accès à la Solution dans les conditions de l’article 9.

Article 8 – Durée, reconduction et résiliation

8.1 Durée initiale

Le Contrat est conclu pour une durée ferme initiale d’un an, à compter de la date de sa formation.

Le choix d’un paiement mensuel est une modalité de règlement et n’affecte pas la durée ferme de l’engagement.

8.2 Reconduction

À l’expiration de la période initiale, le Contrat est reconduit tacitement pour des périodes successives d’un an, sauf résiliation par l’une des Parties dans les conditions du présent article.

8.3 Information préalable à la reconduction

Le Contrat étant conclu entre professionnels agissant dans le cadre de leur activité, les dispositions de l’article L. 215-1 du Code de la consommation ne sont pas applicables à sa reconduction.

DOME MEDIA informe le Client préalablement à la date d’échéance dans les seuls cas prévus aux articles 7.4 et 10.4.

Lorsque le paiement s’effectue par prélèvement SEPA, la notification préalable de chaque prélèvement est adressée au Client dans les conditions et selon le délai prévus par le mandat qu’il a accepté. Cette notification peut résulter de la facture ou de tout autre document indiquant le montant et la date d’échéance.

8.4 Résiliation à l’échéance

Chaque Partie peut résilier le Contrat pour la date d’échéance, sans avoir à justifier d’un motif ni à verser d’indemnité.

La résiliation est notifiée au plus tard la veille de la date d’échéance.

Le Client notifie sa résiliation par courrier électronique adressé à support@dokia.fr. DOME MEDIA notifie la sienne par courrier électronique adressé à l’Administrateur Cabinet.

DOME MEDIA accuse réception de la notification du Client, par courrier électronique, dans un délai de trois jours ouvrés. À défaut d’accusé de réception dans ce délai, il appartient au Client de réitérer sa demande.

La résiliation prend effet à la date d’échéance de la période en cours. L’accès à la Solution est maintenu jusqu’à cette date.

Les sommes échues au titre de la période d’abonnement en cours demeurent dues, y compris lorsque le Client a opté pour un paiement mensuel.

8.5 Résiliation pour manquement

En cas de manquement de l’une des Parties à l’une de ses obligations contractuelles, l’autre Partie peut résilier le Contrat de plein droit, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, si ce manquement n’a pas été réparé dans un délai de trente jours à compter de la mise en demeure restée sans effet, et sans préjudice de tous dommages et intérêts.

8.6 Résiliation de plein droit

DOME MEDIA peut résilier le Contrat immédiatement et de plein droit, après notification écrite adressée au Client ou au mandataire judiciaire, en cas de cessation d’activité du Client, de sa dissolution ou de la cession de son activité.

Le présent article ne s’applique pas lorsque la cessation, la dissolution ou la cession résulte d’une procédure collective ouverte à l’encontre du Client, les dispositions d’ordre public du livre VI du Code de commerce demeurant seules applicables.

8.7 Effets de la résiliation

La résiliation entraîne la fermeture des accès de l’ensemble des Utilisateurs du Client à la date à laquelle elle prend effet.

Le sort des Données Client est régi par l’article 17.

La résiliation ne donne lieu à aucun remboursement, même partiel, des sommes versées au titre de la période d’abonnement en cours.

Par exception, le Client est remboursé au prorata temporis des sommes versées d’avance au titre de la période restant à courir dans les trois cas suivants : la résiliation prononcée en application de l’article 10.6 (refus d’une modification substantielle), celle prononcée en application de l’article 23 (force majeure) et celle prononcée en application de l’article 7 de l’Annexe 1 (opposition à un sous-traitant ultérieur).

Les sommes restant dues au titre de la période d’abonnement en cours demeurent exigibles.

Article 9 – Défaut de paiement et suspension

9.1 Relances

En cas d’échec du prélèvement, DOME MEDIA en informe le Client par courrier électronique et lui adresse au moins deux relances successives, assorties d’un lien permettant la mise à jour du moyen de paiement.

La dernière relance indique la date à laquelle les accès seront suspendus.

9.2 Suspension

Le défaut de paiement donne lieu à des relances automatiques. À défaut de régularisation, DOME MEDIA suspend l’accès à la Solution pour l’ensemble des Utilisateurs du Client au terme d’un délai de sept jours à compter de l’échec du prélèvement.

Lorsque le Client est titulaire de plusieurs Abonnements, la suspension consécutive à un défaut de paiement sur l’un d’eux emporte suspension de l’accès à la Plateforme pour l’ensemble de ses Abonnements et de ses Utilisateurs, conformément à l’article 3.3. La régularisation rétablit l’ensemble des accès.

Pendant la suspension, l’accès à la Solution est intégralement bloqué. La régularisation et, le cas échéant, l’export des Données Client s’effectuent sur demande adressée à support@dokia.fr. La régularisation du paiement rétablit l’accès. Les Données Client ne sont pas supprimées du fait de la suspension.

9.3 Effets de la suspension

La suspension n’emporte ni résiliation du Contrat, ni suspension de l’obligation de paiement.

Les échéances continuent de courir et les sommes correspondantes demeurent exigibles.

Le Client est informé de ce que, lorsque plusieurs échéances se sont succédé pendant la suspension, leur cumul est prélevé en une seule fois lors de la régularisation.

La régularisation entraîne le rétablissement immédiat des accès.

Les Données Client sont conservées pendant toute la durée de la suspension, mais le Client n’y a pas accès.

Il recouvre cet accès, et la faculté de les exporter, par la régularisation.

9.4 Résiliation consécutive

À défaut de régularisation dans un délai de trente jours à compter de la suspension, DOME MEDIA peut résilier le Contrat de plein droit, par courrier électronique adressé à l’Administrateur Cabinet, sans préjudice du recouvrement des sommes dues.

L’article 17 s’applique alors au sort des Données Client.

Article 10 – Modification des CGUV

10.1 Versioning

Chaque version des CGUV est identifiée par un numéro de version et une date d’entrée en vigueur.

Les versions successives sont archivées par DOME MEDIA et demeurent accessibles au Client dans les conditions de l’article 24.

10.2 Modifications mineures

Constituent des modifications mineures les corrections de forme, les précisions rédactionnelles et les évolutions techniques neutres, sans incidence sur le prix, sur le périmètre souscrit, ni sur les droits et obligations essentiels des Parties.

Elles sont portées à la connaissance du Client par tout moyen et s’appliquent sans formalité particulière.

10.3 Modifications substantielles

Constituent des modifications substantielles celles qui portent sur le prix, sur le périmètre des Modules ou des options souscrits, sur le nombre de Licences, sur la durée, sur les conditions de résiliation, sur la responsabilité, sur la réversibilité ou, plus généralement, sur les droits et obligations essentiels des Parties.

10.4 Information préalable

DOME MEDIA informe le Client, par courrier électronique adressé à l’Administrateur Cabinet, au plus tard trente jours avant l’entrée en vigueur d’une modification substantielle.

Cette information comporte le numéro de la nouvelle version, sa date d’entrée en vigueur, un lien vers son texte intégral, un résumé des principales modifications et le rappel de la faculté de refus prévue à l’article 10.6.

Elle avertit le Client de ce que le refus emporte résiliation immédiate, fermeture des accès et suppression des Données Client, et l’invite à exporter celles-ci avant de refuser.

10.5 Acceptation

À compter de la date d’entrée en vigueur d’une nouvelle version, l’Administrateur Cabinet est invité, lors de sa première connexion, à l’accepter au moyen d’une case à cocher non pré-cochée, présentée dans une fenêtre affichée à l’ouverture de session et comportant un lien vers le texte intégral.

Tant que cette acceptation n’est pas intervenue, l’accès à la Plateforme est suspendu pour l’ensemble des Utilisateurs du Client.

La même fenêtre offre à l’Administrateur Cabinet la faculté de refuser la nouvelle version et de résilier le Contrat dans les conditions de l’article 10.6.

10.6 Faculté de refus et résiliation

Le Client qui refuse une modification substantielle peut résilier le Contrat, sans pénalité ni frais, par courrier électronique adressé à support@dokia.fr ou depuis la fenêtre visée à l’article 10.5.

La résiliation prend effet à la date de la notification.

Le Client est alors remboursé au prorata temporis des sommes versées d’avance au titre de la période d’abonnement restant à courir.

Elle emporte, à cette même date, la fermeture des accès de l’ensemble des Utilisateurs.

Il appartient au Client d’exporter ses Données Client avant de notifier son refus.

À défaut, l’article 17.3 lui est applicable.

10.7 Modification imposée par un texte ou une décision

Les modifications rendues nécessaires par une évolution législative, réglementaire ou jurisprudentielle, ou par une décision d’une autorité administrative ou judiciaire, s’appliquent à la date fixée par le texte ou la décision concernée, après information du Client dans les meilleurs délais.

Article 11 – Évolution de la Solution

DOME MEDIA fait évoluer la Solution afin d’en améliorer les fonctionnalités, la sécurité et la performance.

Elle actualise les Documents afin de tenir compte des évolutions législatives, réglementaires et jurisprudentielles ayant une incidence sur leur contenu, dans un délai raisonnable au regard de la nature et de la portée de l’évolution concernée.

Cette obligation est de l’essence du Contrat.

Elle est une obligation de moyens : DOME MEDIA ne garantit ni une date, ni une fréquence de mise à jour déterminées, et n’est pas tenue de signaler toute évolution, mais seulement celles qu’elle identifie dans le cadre de la veille qu’elle met en oeuvre.

Il demeure de la responsabilité du Client, professionnel qualifié, de vérifier l’actualité des Documents qu’il utilise.

L’ajout de Modules, de fonctionnalités ou de contenus ne modifie pas le prix de l’abonnement en cours et ne constitue pas une modification substantielle.

En revanche, la suppression d’un Module ou d’une fonctionnalité compris dans le périmètre souscrit constitue une modification substantielle et relève de l’article 10.

DOME MEDIA peut mettre fin à une version de la Solution, à un format ou à une technologie devenus obsolètes, sous réserve d’en informer le Client dans un délai raisonnable et de lui proposer une solution de remplacement d’un niveau au moins équivalent.

Article 12 – dokia.bot

12.1 Objet et accès

dokia.bot est un assistant conversationnel reposant sur une technologie d’intelligence artificielle générative.

Il permet de formuler des questions juridiques et d’obtenir des projets de rédaction, en indiquant les sources qu’il exploite.

L’accès à dokia.bot est assorti d’un nombre maximal de requêtes par mois calendaire, indiqué sur la Commande. À défaut d’indication, ce nombre est de cent requêtes par mois. Une requête s’entend de toute question adressée à dokia.bot par un Utilisateur. Le nombre de requêtes consommées est consultable directement depuis dokia.bot.

Ce volume est mutualisé entre l’ensemble des Utilisateurs du Client. Il peut varier selon la Formule souscrite. Il est réinitialisé le premier jour de chaque mois calendaire. Le Client dont l’Abonnement prend effet en cours de mois dispose de l’intégralité du volume mensuel pour le mois de la souscription. Les requêtes non utilisées ne sont ni reportées, ni remboursées, ni convertibles.

Lorsque le volume est atteint, DOME MEDIA peut suspendre l’accès à dokia.bot jusqu’à la réinitialisation suivante. Cette suspension ne constitue ni une indisponibilité de la Solution, ni un manquement de DOME MEDIA, et n’ouvre droit à aucune réduction du prix.

Des quotas complémentaires peuvent être accordés au Client, à sa demande, dans les conditions convenues entre les Parties.

Toute réduction du volume est notifiée au Client trente jours avant sa prise d’effet, dans les conditions de l’article 10.4.

12.2 Règlement sur l’intelligence artificielle

dokia.bot est un système d’intelligence artificielle mis sur le marché par DOME MEDIA sous sa propre marque.

Le Client s’interdit de supprimer, d’altérer ou de contourner l’indication selon laquelle l’Utilisateur interagit avec un système d’intelligence artificielle, ainsi que le marquage des contenus produits par dokia.bot.

Il s’interdit de présenter ces contenus comme n’ayant pas été générés artificiellement.

dokia.bot n’est pas destiné à prendre ou à préparer une décision individuelle relative à une personne physique, et le Client s’interdit de l’utiliser à cette fin.

Le Client veille à ce que ses Utilisateurs disposent d’un niveau suffisant de maîtrise de l’intelligence artificielle, compte tenu de leurs connaissances et du contexte d’utilisation.

12.3 Absence de garantie

dokia.bot repose sur une technologie probabiliste.

Ses réponses peuvent être incomplètes, imprécises, obsolètes ou erronées.

DOME MEDIA ne garantit ni l’exactitude, ni l’exhaustivité, ni l’actualité des réponses produites par dokia.bot.

Les réponses de dokia.bot ne constituent ni une consultation juridique, ni un conseil, au sens de l’article 54 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971.

Elles ne sauraient se substituer à l’analyse du Client ni au recours, en tant que de besoin, au conseil d’un avocat.

Le Client s’engage à vérifier systématiquement les réponses de dokia.bot avant tout usage.

DOME MEDIA ne peut être tenue responsable des décisions prises, des conseils délivrés ou des actes établis par le Client ou ses Utilisateurs sur le fondement, même partiel, d’une réponse de dokia.bot.

12.4 Utilisation et traitement des requêtes

Les requêtes adressées à dokia.bot et les réponses produites sont transmises au sous-traitant ultérieur mentionné à l’article 7 de l’Annexe 1, aux fins de produire la réponse et d’améliorer la qualité du service.

Le Client est tenu à un secret professionnel qui s’étend à l’identité même de ses clients. Il lui appartient de ne communiquer à dokia.bot aucune donnée permettant d’identifier une Entreprise Cliente ou un Salarié, et de procéder aux anonymisations nécessaires avant toute requête.

dokia.bot n’a pas vocation à traiter de données à caractère personnel. DOME MEDIA ne peut être tenue responsable des conséquences d’un manquement du Client à l’obligation qui précède.

Le Client s’interdit d’utiliser dokia.bot à des fins étrangères à l’objet du Contrat, notamment pour entraîner un modèle concurrent ou pour extraire massivement des contenus.

Les traitements de données à caractère personnel mis en oeuvre dans le cadre de dokia.bot sont décrits à l’Annexe 1 et dans la Politique de confidentialité.

12.5 Dépendance à un fournisseur tiers

dokia.bot repose sur des technologies et des services fournis par des tiers, dont l’identité figure sur la liste mentionnée à l’article 7 de l’Annexe 1.

DOME MEDIA ne peut être tenue responsable des interruptions, ralentissements, modifications ou cessations de service imputables à ces tiers.

Elle peut changer de fournisseur dans les conditions de l’Annexe 1.

Article 13 – dokia.partenaires

13.1 Objet

dokia.partenaires permet au Client, selon la Formule souscrite, de solliciter :

• Une consultation juridique écrite auprès d’un avocat partenaire ;

• La suggestion de la création d’un Document générique ne figurant pas dans la base documentaire ;

• Un devis en vue de confier une prestation à un avocat partenaire.

DOME MEDIA peut, à sa discrétion, offrir tout ou partie de ces prestations à un Client déterminé. Le Client peut demander la désactivation de ce Module pour ses Utilisateurs.

13.2 Rôle de DOME MEDIA

DOME MEDIA n’est pas un cabinet d’avocats. Elle ne délivre aucune consultation juridique et ne rédige aucun acte sous seing privé pour autrui au sens des articles 54 et suivants de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971.

Elle exploite un service de mise en relation entre le Client et des avocats partenaires inscrits à un barreau français. L’avocat partenaire est identifié au Client avant toute prestation.

La prestation est réalisée sous la seule et entière responsabilité de l’avocat partenaire, sans droit de regard de DOME MEDIA. L’avocat partenaire est couvert par une assurance de responsabilité civile professionnelle et demeure seul tenu de ses obligations déontologiques, notamment en matière de secret professionnel, de conflit d’intérêts et de lutte contre le blanchiment.

13.3 Consultation écrite

Le Client peut solliciter depuis la Plateforme une consultation juridique écrite portant sur une question relevant du domaine juridique couvert par son abonnement. L’avocat partenaire adresse sa réponse directement au Client par courrier électronique, sans transiter par la Plateforme.

Le montant dû à ce titre par le Client correspond aux honoraires de l’avocat partenaire. DOME MEDIA l’encaisse au nom et pour le compte de celui-ci, en qualité de mandataire d’encaissement, et le lui reverse intégralement selon une périodicité convenue entre eux. DOME MEDIA ne perçoit aucune rémunération, commission ni participation, directe ou indirecte, sur les honoraires de l’avocat partenaire.

La validation de la demande par le Client vaut conclusion, entre le Client et l’avocat partenaire, d’une convention d’honoraires portant sur la prestation ainsi définie, conformément à l’article 10 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 et à l’article 11-2 du Règlement Intérieur National de la profession d’avocat.

Le Client et l’avocat partenaire demeurent libres de convenir de toute prestation complémentaire, à laquelle DOME MEDIA est étrangère et pour laquelle elle ne perçoit aucune somme.

13.4 Consultations comprises dans l’abonnement

Lorsqu’il résulte des conditions convenues entre les Parties, l’abonnement comprend un nombre déterminé de consultations écrites par période d’abonnement, dont le Client bénéficie sans paiement complémentaire. Les honoraires de l’avocat partenaire sont alors pris en charge par DOME MEDIA.

DOME MEDIA tient à jour la liste des Clients concernés et le nombre de consultations correspondant, et la communique au Client sur demande adressée à support@dokia.fr. Ce bénéfice est reconduit avec l’abonnement, sauf accord contraire des Parties.

Ce quota est mutualisé entre l’ensemble des Utilisateurs du Client. Il s’apprécie par période d’abonnement de douze mois courant à compter de la date de prise d’effet de l’abonnement. Les consultations non utilisées au terme de cette période ne sont ni reportées, ni remboursées, ni convertibles en une autre prestation ou en une réduction du prix.

Une demande à laquelle l’avocat partenaire ne donne pas suite dans les conditions de l’article 13.6 n’est pas décomptée du quota.

Au-delà du quota, les consultations sont dues au tarif en vigueur, annoncés sur le Site, quelle que soit la Formule souscrite, dans les conditions de l’article 13.3.

Le bénéfice d’un quota résulte exclusivement des conditions particulières convenues lors de la Commande. Il n’est pas attaché à une Formule, n’est plus proposé à la souscription, et ne peut être revendiqué par un Client dont la Commande ne le prévoit pas. Il cesse de plein droit en cas de changement de Formule, sauf accord écrit contraire de DOME MEDIA.

13.5 Délai de réponse

L’avocat partenaire adresse sa consultation dans un délai maximal de vingt-quatre heures ouvrées à compter de la validation de la demande.

Ce délai court à compter de la réception d’une demande complète et suffisamment précise. Il est suspendu pendant le temps nécessaire à l’obtention des éléments complémentaires sollicités auprès du Client. Il peut être prolongé, après information du Client, lorsque la question présente une complexité particulière ou excède le périmètre d’une consultation ponctuelle.

13.6 Liberté de l’avocat partenaire

L’avocat partenaire demeure libre d’accepter ou de refuser une demande, notamment en cas de conflit d’intérêts, de manquement aux obligations relatives à l’identification du client ou à la prévention du blanchiment, ou lorsque la demande excède le périmètre d’une consultation ponctuelle.

En cas de refus, DOME MEDIA propose au Client la mise en relation avec un autre avocat partenaire ou procède au remboursement du montant acquitté.

13.7 Suggestion d’un Document générique

Le Client peut suggérer la création d’un Document générique ne figurant pas dans la base documentaire. Lorsque la suggestion est retenue, le Document est rédigé par un avocat partenaire, mis à la disposition du Client dans un délai maximal de vingt-quatre heures ouvrées et versé à la base documentaire.

Les conditions de délai prévues à l’article 13.5 sont applicables. DOME MEDIA demeure libre de ne pas donner suite à une suggestion excédant le domaine juridique couvert par l’abonnement du Client ou dépourvue de caractère générique.

Cette faculté s’exerce dans la limite d’un usage raisonnable au regard des besoins propres du Client. DOME MEDIA peut refuser une suggestion excédant manifestement cette limite, après en avoir informé le Client.

13.8 Demande de devis

Le Client peut solliciter un devis en vue de confier une prestation à un avocat partenaire. Cette demande est gratuite et ne donne lieu à aucun paiement sur la Plateforme.

L’avocat partenaire répond directement au Client. La relation contractuelle, la convention d’honoraires et le règlement de celle-ci interviennent exclusivement entre le Client et l’avocat partenaire, sans intervention de DOME MEDIA à quelque titre que ce soit.

13.9 Transmission des informations

En sollicitant une prestation au titre du présent article, le Client autorise DOME MEDIA à communiquer à l’avocat partenaire concerné les informations nécessaires au traitement de sa demande, notamment son identité, ses coordonnées, l’exposé de sa demande et les pièces qu’il y a jointes.

L’avocat partenaire traite ces informations en qualité de responsable de traitement autonome, sous le secret professionnel.

Le Client s’assure, préalablement à cette transmission, qu’il est en droit de communiquer ces informations au regard du secret professionnel auquel il est tenu, et qu’elles sont limitées à ce qui est strictement nécessaire. Il lui appartient de procéder aux anonymisations qu’il estime nécessaires.

13.10 Absence de garantie

DOME MEDIA ne répond ni du contenu, ni de la pertinence, ni des conséquences des prestations réalisées par les avocats partenaires. Toute réclamation relative à ces prestations relève de la seule relation entre le Client et l’avocat partenaire concerné.

Article 14 – Marque blanche et droits d’usage concédés

14.1 Principe

La Marque blanche permet au Client, lorsque la Formule souscrite le prévoit, d’appliquer sa charte graphique à certains Documents.

Le Client renseigne à cette fin, depuis la Plateforme, ses couleurs et ses logos.

Le nom du Client est automatiquement porté dans les mentions de copyright figurant en pied de page des Documents personnalisés.

14.2 Étendue de la licence

Sous réserve du paiement du prix et pour la durée du Contrat, DOME MEDIA concède au Client un droit d’usage non exclusif, non cessible et non susceptible de sous-licence sur les Documents identifiés comme personnalisables au sein de la Formule souscrite.

Ce droit comprend la faculté de reproduire, d’adapter et de remettre ces Documents à une Entreprise Cliente déterminée, pour les besoins propres de celle-ci et dans le cadre d’une mission déterminée confiée au Client.

Le Client peut facturer cette mission à l’Entreprise Cliente au prix qu’il détermine librement.

14.3 Limites

Le droit d’usage concédé exclut :

• Toute mise à disposition des Documents en dehors d’une mission déterminée pour une Entreprise Cliente déterminée ;
• Toute commercialisation des Documents en tant que tels, notamment sous forme de base documentaire, d’abonnement, de bibliothèque ou de service concurrent de la Solution ;
• Toute mise en ligne publique, toute diffusion en accès libre et toute diffusion massive ;
• Toute communication des Documents à un tiers autre qu’une Entreprise Cliente, y compris à un autre cabinet d’expertise comptable ou à une structure du même groupe non abonnée ;
• Toute suppression des mentions de propriété intellectuelle ou de copyright.

14.4 Sort des Documents à la fin du Contrat

Les Documents remis à une Entreprise Cliente avant la date d’effet de la résiliation peuvent continuer à être utilisés par celle-ci pour ses besoins propres.

À compter de la date d’effet de la résiliation, le Client cesse tout nouvel usage des Documents et de la Marque blanche.

14.5 Garantie du Client

Le Client déclare détenir l’ensemble des droits sur les éléments de charte graphique qu’il transmet à DOME MEDIA.

Il garantit DOME MEDIA contre toute réclamation de tiers fondée sur ces éléments.

Article 15 – Propriété intellectuelle

La Solution, la Plateforme, les Documents, les bases de données, les développements, les visuels, les pictogrammes, les photographies, les contenus textuels et, plus généralement, l’ensemble des éléments composant le Site et la Solution sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle.

DOME MEDIA en est titulaire ou détient les droits d’exploitation correspondants.

Aucun droit ni titre de propriété intellectuelle n’est cédé au Client ou à ses Utilisateurs au titre du Contrat.

Le Client ne dispose d’aucun droit sur les signes verbaux et figuratifs de DOME MEDIA, notamment sur la marque dokia.

DOME MEDIA est producteur des bases de données constituant la Solution au sens de l’article L. 341-1 du Code de la propriété intellectuelle.

Conformément à l’article L. 342-1 du même code, est interdite l’extraction, par transfert permanent ou temporaire sur un autre support, de la totalité ou d’une partie qualitativement ou quantitativement substantielle du contenu de ces bases.

Est également interdite la réutilisation, par la mise à la disposition du public, de la totalité ou d’une partie qualitativement ou quantitativement substantielle du contenu de ces bases, quelle qu’en soit la forme.

Sont également interdites l’extraction et la réutilisation répétées et systématiques de parties non substantielles du contenu de ces bases lorsqu’elles excèdent manifestement les conditions d’utilisation normale.

Toute autre utilisation de la Solution ou des Documents que celle expressément autorisée par le Contrat suppose l’autorisation écrite et préalable de DOME MEDIA.

Article 16 – Obligations du Client

Le Client s’engage à utiliser la Solution conformément au Contrat, aux lois et règlements en vigueur, et aux règles déontologiques qui lui sont applicables.

Il s’interdit notamment :

• D’accéder ou de tenter d’accéder à la Solution par un moyen autre que l’interface mise à disposition ;
• De procéder à toute extraction automatisée de contenus, à toute analyse par ingénierie inverse, à toute décompilation ou à tout contournement des mesures techniques de protection ;
• D’introduire dans la Solution tout programme malveillant ou tout contenu portant atteinte aux droits de tiers ;
• De perturber le fonctionnement de la Solution ou d’en altérer la sécurité ;
• De collecter les données d’autres utilisateurs.

Le Client est responsable de l’exactitude, de la licéité et de la mise à jour des Données Client.

Il garantit DOME MEDIA contre toute réclamation, action ou condamnation résultant d’un manquement de sa part ou de la part de l’un de ses Utilisateurs aux stipulations du présent article.

Article 17 – Données Client et réversibilité

17.1 Maîtrise des Données Client

Le Client conserve la pleine maîtrise des Données Client.

DOME MEDIA ne les exploite à aucune fin commerciale, ne les revend pas et ne les consulte à aucune fin étrangère au fonctionnement, à la maintenance et au support de la Solution.

Les Données Client d’un cabinet ne sont accessibles à aucun autre cabinet, l’isolation des données étant assurée entre Clients.

DOME MEDIA collecte les données relatives à l’utilisation de la Solution, notamment les dates et heures de connexion, les consultations et les téléchargements de Documents.

Ces données sont exploitées de manière agrégée au niveau du Client. Elles ne font l’objet d’aucune analyse individuelle par Utilisateur, à l’exception des besoins de sécurité et de traçabilité résultant de l’article 6 et de l’article 19.

Elles permettent à DOME MEDIA de mettre à disposition du Client des indicateurs d’utilisation de son abonnement, d’assurer le fonctionnement, la sécurité et l’amélioration de la Solution, d’établir des statistiques internes et des analyses agrégées, et d’adapter l’accompagnement proposé au Client. Elles ne sont ni cédées, ni communiquées à des tiers, ni exploitées à des fins publicitaires.

Ce traitement repose sur l’intérêt légitime de DOME MEDIA au sens du point f du paragraphe 1 de l’article 6 du RGPD. Les modalités d’exercice des droits des personnes concernées figurent dans la Politique de confidentialité.

17.2 Documents en cours d’édition

Lorsque la Solution ne propose pas de fonctionnalité de sauvegarde des documents en cours d’édition, ceux-ci ne sont pas conservés sur les serveurs de DOME MEDIA à la fermeture de l’éditeur.

Il appartient alors au Client de télécharger et de conserver, sur ses propres systèmes, tout document dont il souhaite conserver la trace.

La disponibilité d’une telle fonctionnalité est indiquée au sein de la Plateforme.

DOME MEDIA ne peut être tenue responsable de la perte d’un document en cours d’édition qui n’aurait pas été téléchargé par le Client.

17.3 Réversibilité

Pendant toute la durée du Contrat, le Client peut à tout moment exporter les Données Client depuis la Plateforme, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Lorsque la résiliation prend effet à la date d’échéance de la période d’abonnement en cours, il appartient au Client de procéder à cet export avant cette date, ou d’en demander la restitution à DOME MEDIA, par courrier électronique adressé à support@dokia.fr, au plus tard le jour précédant celle-ci.

Lorsque la résiliation prend effet immédiatement, notamment dans les cas prévus aux articles 8.5, 8.6, 9.4 et 10.6, DOME MEDIA en informe le Client par courrier électronique adressé à l’Administrateur Cabinet et diffère la suppression des Données Client de huit jours à compter de cette information.

À compter de la prise d’effet de la résiliation, l’accès à la Solution est bloqué. Les Données Client sont conservées afin de permettre leur restitution, puis supprimées dans les conditions de l’article 17.4.

Le Client dispose de ce délai pour exporter ses Données Client ou pour en demander la restitution.

DOME MEDIA procède à la restitution, sans frais, dans un délai de trente jours à compter de la demande.

17.4 Suppression

Les Données Client sont supprimées sur demande du Client adressée à support@dokia.fr. À défaut de demande, elles sont supprimées à l’expiration d’un délai de douze mois à compter de la prise d’effet de la résiliation, sauf obligation légale de conservation.

Cette suppression est irréversible et aucune restauration n’est possible.

Le Client qui souscrit un nouvel abonnement après la résiliation d’un précédent abonnement ne peut obtenir la restauration des données antérieures.

La suppression des Données Client présentes en base active ne s’étend pas immédiatement aux sauvegardes, lesquelles sont purgées à l’expiration de leur cycle de rotation, dans les conditions décrites à l’appendice 2 de l’Annexe 1.

Par exception, DOME MEDIA conserve les données strictement nécessaires au respect de ses obligations légales, comptables et fiscales, ainsi que celles nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice, dans les conditions précisées par la Politique de confidentialité.

Article 18 – Données à caractère personnel

18.1 Double qualification

Les Parties reconnaissent que leurs qualités respectives au regard du RGPD varient selon les traitements concernés.

18.2 DOME MEDIA sous-traitant

S’agissant des Données Client, et notamment des données relatives aux Entreprises Clientes et à leurs Salariés, le Client agit en qualité de responsable de traitement et DOME MEDIA en qualité de sous-traitant.

Ces traitements sont régis par l’Annexe 1.

18.3 DOME MEDIA responsable de traitement

S’agissant des données relatives aux comptes Utilisateurs, à leur authentification et à leurs connexions, à la gestion de la relation contractuelle et de la facturation, à l’envoi des communications de DOME MEDIA, au support, à la sécurité de la Solution et à la mesure d’audience du Site, DOME MEDIA agit en qualité de responsable de traitement.

Ces traitements sont décrits dans la Politique de confidentialité.

18.4 Information des Utilisateurs

DOME MEDIA étant responsable des traitements visés à l’article 18.3, l’information des Utilisateurs à ce titre lui incombe.

Elle y satisfait en communiquant la Politique de confidentialité à chaque Utilisateur, au moyen du courrier électronique d’invitation adressé lors de la création de son compte.

Cette obligation ne pèse pas sur le Client et ne peut lui être transférée.

Article 19 – Confidentialité et secret professionnel

Chaque Partie s’engage à conserver strictement confidentielles les informations de toute nature dont elle a connaissance à l’occasion de l’exécution du Contrat.

DOME MEDIA a connaissance de ce que le Client est tenu à un secret professionnel qui s’étend à l’identité même de ses clients.

Elle s’engage à ce que l’accès de son personnel et de ses intervenants aux Données Client soit limité au strict nécessaire, réservé aux opérations de maintenance et de support, encadré par un engagement de confidentialité individuel et tracé dans les journaux de la Plateforme.

Cette obligation est opposable à DOME MEDIA comme à l’ensemble de ses intervenants et sous-traitants ultérieurs.

Le présent article ne fait pas obstacle aux divulgations imposées par une disposition légale ou réglementaire, ou par une décision d’une autorité administrative ou judiciaire, la Partie tenue de divulguer en informant l’autre dans les meilleurs délais, sauf interdiction légale.

Les obligations du présent article demeurent en vigueur pendant toute la durée du Contrat et pendant cinq ans à compter de son terme.

Article 20 – Disponibilité, maintenance et support

La Solution est destinée à être accessible vingt-quatre heures sur vingt-quatre et sept jours sur sept.

DOME MEDIA est tenue, au titre de la disponibilité de la Solution, d’une obligation de moyens.

Elle peut interrompre l’accès à la Solution pour procéder aux opérations de maintenance, de mise à jour ou de sécurisation nécessaires.

Les opérations de maintenance programmée sont, dans la mesure du possible, réalisées en dehors des heures ouvrées et annoncées au préalable.

DOME MEDIA peut interrompre l’accès sans préavis en cas d’urgence, notamment de menace pour la sécurité de la Solution ou des données.

Le support est assuré par courrier électronique à l’adresse support@dokia.fr, les jours ouvrés.

DOME MEDIA s’efforce d’apporter une première réponse dans les meilleurs délais. Le support couvre l’utilisation de la Plateforme et l’accès aux Documents, à l’exclusion de toute assistance juridique sur les dossiers du Client.

DOME MEDIA propose au Client, dans les semaines suivant la prise d’effet de son abonnement, une session de prise en main à distance destinée à ses Utilisateurs. Elle lui propose ensuite, au cours de la période d’abonnement, des sessions de suivi individualisées.

Ces sessions sont comprises dans le prix. Leur planification suppose la disponibilité du Client. Le fait que le Client n’y donne pas suite n’ouvre droit à aucune réduction du prix ni à aucune prolongation de l’abonnement.

Article 21 – Responsabilité

21.1 Obligation de moyens

DOME MEDIA est tenue d’une obligation générale de moyens.

Sa responsabilité ne peut être engagée qu’en cas de faute prouvée et pour les seuls dommages directs qui lui sont imputables.

21.2 Exclusions

La responsabilité de DOME MEDIA ne peut être engagée en cas de :

• Faute, négligence, omission ou défaillance du Client ou de l’un de ses Utilisateurs ;
• Inadaptation d’un Document ou de la Solution aux besoins particuliers du Client, celui-ci étant seul juge de la pertinence des Documents qu’il sélectionne et des adaptations qu’il y apporte ;
• Perte ou destruction de données par le Client, par un Utilisateur ou par un tiers ayant accédé à la Solution au moyen des identifiants du Client ;
• Défaillance d’un tiers, malgré la mise en oeuvre des moyens de sécurisation conformes à l’état de l’art ;
• Défaillance des réseaux de communication électronique, de la fourniture d’électricité ou de l’accès à internet du Client ;
• Nature ou contenu des données, informations et documents créés, importés ou communiqués par le Client ;
• Force majeure.

21.3 Dommages indirects

La responsabilité de DOME MEDIA ne peut être recherchée au titre des dommages indirects, tels que la perte de chiffre d’affaires, la perte de bénéfice, la perte de commandes ou l’atteinte à l’image.

21.4 Plafond

En toute hypothèse, la responsabilité de DOME MEDIA au titre du Contrat, toutes causes confondues, est plafonnée au montant hors taxes des sommes effectivement versées par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur du dommage, au titre de l’Abonnement concerné par ce dommage.

Lorsque le dommage se rattache à la Plateforme dans son ensemble ou ne peut être rattaché à un Abonnement déterminé, le plafond est constitué des sommes versées au titre de l’ensemble des Abonnements du Client sur la même période.

21.5 Réserves

Les limitations et exclusions du présent article ne s’appliquent ni en cas de faute lourde ou dolosive de DOME MEDIA, ni en cas de dommage corporel, ni en cas de manquement à ses obligations de sécurité résultant de l’article 6 de l’Annexe 1, ni en cas de manquement à son obligation de réversibilité résultant de l’article 17.3, ni dans les cas où la loi les prohibe.

21.6 Délai de réclamation

Toute action du Client fondée sur le Contrat se prescrit par douze mois à compter du jour où il a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer.

Article 22 – Assurance

DOME MEDIA déclare être titulaire d’une police d’assurance garantissant les conséquences pécuniaires de la mise en jeu de sa responsabilité civile professionnelle.

Elle en justifie sur demande du Client.

Article 23 – Force majeure

Aucune des Parties ne peut être tenue responsable de l’inexécution de ses obligations en cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.

La Partie qui invoque la force majeure en informe l’autre dans les meilleurs délais.

Les Parties prennent toutes mesures provisoires de nature à réduire les conséquences de l’événement.

Si l’empêchement se prolonge plus d’un mois, chaque Partie peut résilier le Contrat de plein droit, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Le Client est alors remboursé au prorata temporis des sommes versées d’avance au titre de la période restant à courir.

Les obligations de paiement des sommes échues antérieurement à la survenance de l’événement ne sont pas suspendues.

Article 24 – Convention de preuve et archivage

24.1 Convention de preuve

Conformément à l’article 1356 du Code civil, les Parties conviennent de ce que les échanges et enregistrements électroniques réalisés par DOME MEDIA font foi entre elles, sauf preuve contraire.

Il en va notamment ainsi des journaux de connexion, des traces d’acceptation des CGUV, des accusés d’envoi des courriers électroniques et des enregistrements relatifs aux commandes et aux paiements.

24.2 Traçabilité de l’acceptation

Pour chaque Client, DOME MEDIA enregistre et conserve le numéro de la version des CGUV en vigueur acceptée. Cette information est consultable à tout moment par le Client depuis la rubrique Mon abonnement de son espace, et par DOME MEDIA depuis son administration.

• La version acceptée fait foi entre les Parties de l’adhésion du Client aux CGUV et à leur Annexe 1.

24.3 Archivage des versions

DOME MEDIA conserve chaque version successive des CGUV et de l’Annexe 1.

Chaque version est accessible depuis une adresse distincte, qui lui demeure propre.

Une page publique du Site permet la consultation de l’historique des versions.

24.4 Accès du Client

L’Administrateur Cabinet retrouve à tout moment, depuis la Plateforme, la mention de la version des CGUV qu’il a acceptée et de sa date d’acceptation, ainsi qu’un lien permettant d’en consulter et d’en télécharger le texte intégral.

La version acceptée est également communiquée sur simple demande adressée à support@dokia.fr.

24.5 Durée de conservation

Les éléments visés au présent article sont conservés pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivés pour la durée de la prescription applicable, soit cinq ans à compter du terme du Contrat en application de l’article 2224 du Code civil.

L’accès aux archives est restreint aux personnes habilitées.

Article 25 – Cession et sous-traitance

Le Client ne peut céder le Contrat, ni les droits et obligations qui en résultent, sans l’accord écrit et préalable de DOME MEDIA.

L’abonnement est strictement personnel et attaché à la personne physique ou morale pour le compte de laquelle il a été souscrit.

Il ne peut être utilisé pour le compte d’une autre personne physique ou morale, y compris appartenant au même groupe ou au même réseau.

DOME MEDIA peut céder le Contrat à toute société de son groupe ou dans le cadre d’une opération de fusion, d’apport ou de cession d’activité, sous réserve d’en informer le Client.

DOME MEDIA peut recourir à des sous-traitants pour l’exécution de ses obligations, sous réserve de l’Annexe 1 s’agissant des traitements de données à caractère personnel.

Elle demeure responsable, à l’égard du Client, de l’exécution des prestations sous-traitées.

Article 26 – Références commerciales

Le Client concède à DOME MEDIA, pour la durée du Contrat, un droit non exclusif de reproduction et de représentation de sa dénomination et de son logo, aux seules fins de le citer à titre de référence commerciale sur le Site et dans les supports de communication de DOME MEDIA.

Ce droit est distinct de la communication d’éléments de charte graphique réalisée au titre de l’article 14, laquelle n’emporte aucune autorisation d’usage à des fins de communication.

Cette citation exclut toute mention des Entreprises Clientes du Client et de toute information couverte par le secret professionnel.

Le Client peut s’y opposer à tout moment, sans avoir à motiver sa demande, par courrier électronique adressé à support@dokia.fr.

DOME MEDIA cesse alors toute nouvelle utilisation et retire la citation de ses supports en ligne dans un délai raisonnable.

Article 27 – Dispositions diverses

27.1 Nullité partielle

Si l’une des stipulations du Contrat est déclarée nulle, illicite ou inopposable, elle est réputée non écrite, sans que la validité des autres stipulations en soit affectée.

Les Parties négocient de bonne foi une stipulation valable d’effet équivalent.

27.2 Absence de renonciation

Le fait pour une Partie de ne pas se prévaloir d’une stipulation du Contrat ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

27.3 Intégralité

Le Contrat exprime l’intégralité de l’accord des Parties sur son objet.

Il annule et remplace tout accord, échange ou document antérieur portant sur le même objet.

27.4 Notifications

Sauf stipulation contraire, les notifications entre les Parties sont valablement effectuées par courrier électronique, à l’adresse support@dokia.fr pour DOME MEDIA et à l’adresse de l’Administrateur Cabinet pour le Client.

Il appartient au Client de maintenir à jour l’adresse électronique de son Administrateur Cabinet.

27.5 Réclamations

Pour toute information ou toute réclamation relative à une commande, DOME MEDIA est à la disposition du Client à l’adresse support@dokia.fr.

Article 28 – Dispositions transitoires applicables aux Clients ayant souscrit antérieurement

28.1 Champ d’application

Le présent article s’applique aux Clients dont l’abonnement a été souscrit avant l’entrée en vigueur de la présente version des CGUV et dont le compte a été transféré sur la nouvelle Plateforme.

Les présentes CGUV se substituent, à compter de leur entrée en vigueur, aux conditions générales d’utilisation et de vente du 3 février 2025, acceptées par le Client lors de sa souscription.

28.2 Information et acceptation

DOME MEDIA informe l’Administrateur Cabinet, par courrier électronique, préalablement à la mise en application des présentes CGUV.

Cette information comporte un lien vers le texte intégral de la présente version, un résumé des principales modifications par rapport aux conditions antérieures et sa date d’entrée en vigueur.

L’acceptation est recueillie lors de la première connexion de l’Administrateur Cabinet suivant le transfert, au moyen d’une case à cocher non pré-cochée présentée dans une fenêtre affichée à l’ouverture de session et comportant un lien vers le texte intégral. Tant que cette acceptation n’est pas intervenue, l’accès à la Plateforme est suspendu pour l’ensemble des Utilisateurs du Client.

28.3 Maintien des conditions en cours

Pour les abonnements en cours à la date d’entrée en vigueur des présentes CGUV, la Formule souscrite, le prix convenu et la date d’échéance de la période d’engagement en cours demeurent inchangés jusqu’au terme de celle-ci.

L’article 7.4 ne s’applique qu’aux périodes reconduites postérieurement à cette date.

28.4 Modifications ultérieures

Les modifications ultérieures des présentes CGUV sont régies par les articles 10.3 et 10.4.

28.5 Extinction

Le présent article cesse de produire effet à l’issue de la première période d’abonnement reconduite postérieurement au transfert.

Article 29 – Droit applicable et juridiction compétente

Le Contrat est régi par le droit français.

Les Parties s’engagent à rechercher une solution amiable à tout différend relatif à sa validité, à son interprétation, à son exécution ou à sa résiliation, préalablement à la saisine de la juridiction compétente.

A défaut d’accord amiable dans un délai de trente jours, le différend est porté devant la juridiction compétente en application des règles de droit commun.

Annexe 1

Accord de sous-traitance

(article 28 du règlement (UE) 2016/679)

Article 1 – Objet et champ d’application

La présente annexe fait partie intégrante des CGUV.

Elle constitue l’acte juridique exigé par l’article 28, paragraphe 3, du RGPD.

Elle est acceptée par le Client dans les conditions de l’article 4.2 des CGUV.

Conformément à l’article 28, paragraphe 9, du RGPD, cet acte est valablement conclu sous forme électronique, sans qu’une signature manuscrite soit requise.

Elle définit les conditions dans lesquelles DOME MEDIA traite, pour le compte du Client, les données à caractère personnel nécessaires à l’exécution du Contrat.

Elle prévaut sur les CGUV et sur la Commande pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel.

Les termes employés avec une majuscule ont le sens qui leur est donné à l’article 1 des CGUV ou, à défaut, à l’article 4 du RGPD.

Article 2 – Qualification des Parties

S’agissant des traitements décrits à l’appendice 1, le Client agit en qualité de responsable de traitement et DOME MEDIA en qualité de sous-traitant.

Le Client garantit qu’il dispose d’une base légale pour chacun des traitements qu’il met en oeuvre au moyen de la Solution, qu’il a satisfait à son obligation d’information à l’égard des personnes concernées et qu’il ne transmet à DOME MEDIA que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire.

Lorsque le Client agit lui-même en qualité de sous-traitant du responsable de traitement, notamment pour le compte d’une Entreprise Cliente, il garantit disposer de l’autorisation de recourir à DOME MEDIA en qualité de sous-traitant ultérieur, et avoir satisfait aux obligations d’information et, le cas échéant, au droit d’opposition qui en découlent.

La présente annexe ne régit pas les traitements pour lesquels DOME MEDIA agit en qualité de responsable de traitement, lesquels sont décrits dans la Politique de confidentialité.

Article 3 – Description des traitements

L’objet, la durée, la nature et la finalité des traitements, les types de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées sont décrits à l’appendice 1.

Le Client peut, en paramétrant la Solution et en y saisissant des données, faire évoluer le périmètre des traitements dans la limite des fonctionnalités offertes par la Formule souscrite.

Article 4 – Instructions documentées

DOME MEDIA traite les données à caractère personnel sur la seule instruction documentée du Client.

Constituent les instructions documentées du Client : le Contrat, la présente annexe, ainsi que le paramétrage et l’usage de la Solution par le Client et ses Utilisateurs.

Toute instruction complémentaire est adressée par écrit à support@dokia.fr.

Lorsqu’une instruction complémentaire excède le périmètre des fonctionnalités de la Solution ou nécessite des développements spécifiques, sa mise en oeuvre fait l’objet d’un accord préalable des Parties, le cas échéant à titre onéreux.

DOME MEDIA informe immédiatement le Client si une instruction constitue, selon elle, une violation du RGPD ou d’une autre disposition du droit de l’Union ou du droit d’un État membre relative à la protection des données.

Lorsque DOME MEDIA est tenue de procéder à un transfert de données en vertu du droit de l’Union ou du droit d’un État membre auquel elle est soumise, elle en informe le Client avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.

Article 5 – Confidentialité

DOME MEDIA veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

Elle limite l’accès aux données aux seules personnes dont l’intervention est strictement nécessaire à l’exécution du Contrat, selon le principe du moindre privilège.

Elle assure la formation et la sensibilisation de ces personnes à la protection des données.

Ces engagements survivent à la cessation des fonctions des personnes concernées.

Article 6 – Sécurité

DOME MEDIA met en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées prévues à l’article 32 du RGPD, décrites à l’appendice 2.

Elle peut faire évoluer ces mesures, sous réserve que le niveau de sécurité demeure au moins équivalent.

Le Client reconnaît que les mesures décrites à l’appendice 2 sont appropriées au regard des traitements décrits à l’appendice 1, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en oeuvre, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes concernées.

Article 7 – Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise DOME MEDIA, au titre d’une autorisation écrite générale au sens de l’article 28, paragraphe 2, du RGPD, à recourir aux sous-traitants ultérieurs figurant sur la liste mentionnée ci-après.

DOME MEDIA impose contractuellement à chaque sous-traitant ultérieur des obligations en matière de protection des données équivalentes à celles résultant de la présente annexe.

Elle demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par le sous-traitant ultérieur de ses obligations.

La liste des sous-traitants ultérieurs auxquels DOME MEDIA recourt, précisant leur identité, leur rôle et le pays d’hébergement des données, est communiquée au Client sur simple demande adressée à support@dokia.fr et publiée sur le Site.

DOME MEDIA communique au Client, sur demande adressée à la même adresse, les engagements souscrits par un sous-traitant ultérieur déterminé.

DOME MEDIA informe le Client de tout projet d’ajout ou de remplacement d’un sous-traitant ultérieur au moins trente jours avant sa mise en oeuvre.

Le Client dispose d’un délai de quinze jours à compter de cette information pour s’y opposer, par courrier électronique motivé adressé à support@dokia.fr, pour un motif tenant à la protection des données.

En cas d’opposition, les Parties recherchent une solution alternative de bonne foi.

À défaut de solution dans un délai de trente jours, chaque Partie peut résilier le Contrat, sans pénalité, le Client étant alors remboursé au prorata temporis des sommes versées d’avance au titre de la période restant à courir.

Article 8 – Transferts hors de l’Union européenne

Les données à caractère personnel traitées au titre de la présente annexe sont hébergées au sein de l’Union européenne, à l’exception des traitements décrits aux alinéas suivants.

Le sous-traitant ultérieur assurant la fourniture de dokia.bot est établi en France. Il recourt lui-même à un fournisseur de modèle de langage dont la localisation des traitements est en cours de documentation par DOME MEDIA. Le Client en est informé dès que cette localisation est établie, et la liste mentionnée à l’article 7 est mise à jour en conséquence.

L’authentification des Utilisateurs est assurée par Google (Firebase Authentication), susceptible de traiter des données d’identification et de connexion aux États-Unis. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par la certification du fournisseur au titre du cadre de protection des données UE – États-Unis.

En considération de ce qui précède, le Client veille à ce que ses Utilisateurs n’adressent à dokia.bot aucune donnée à caractère personnel, conformément à l’article 12.4 des CGUV.

DOME MEDIA ne procède à aucun autre transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou une organisation internationale sans en informer préalablement le Client.

Tout transfert est encadré par l’un des mécanismes prévus au chapitre V du RGPD, notamment une décision d’adéquation de la Commission européenne ou les clauses contractuelles types, assorties le cas échéant de mesures supplémentaires.

Article 9 – Assistance au Client

9.1 Droits des personnes concernées

DOME MEDIA met à la disposition du Client, au sein de la Solution, les fonctionnalités lui permettant de répondre lui-même aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées, notamment les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité.

Lorsque le Client ne peut y répondre au moyen de ces seules fonctionnalités, DOME MEDIA l’assiste par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible.

Si une demande d’exercice de droits est adressée directement à DOME MEDIA par une personne concernée par un traitement dont le Client est responsable, DOME MEDIA la transmet au Client dans les meilleurs délais et n’y répond pas elle-même.

9.2 Autres obligations

DOME MEDIA aide le Client à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont elle dispose.

Cette assistance porte notamment sur la sécurité des traitements, la notification des violations de données, la communication des violations aux personnes concernées, l’analyse d’impact relative à la protection des données et la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

Article 10 – Violation de données à caractère personnel

DOME MEDIA notifie au Client toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, et au plus tard dans les quarante-huit heures.

La notification est adressée par courrier électronique à l’Administrateur Cabinet.

Elle décrit, dans la mesure des informations disponibles, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d’enregistrements concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou envisagées pour y remédier et en atténuer les effets, ainsi que les coordonnées du point de contact de DOME MEDIA.

Lorsque ces informations ne peuvent être fournies en une seule fois, elles le sont de manière échelonnée, sans délai indu.

La notification à l’autorité de contrôle et, le cas échéant, la communication aux personnes concernées incombent au Client, sauf lorsque DOME MEDIA agit en qualité de responsable de traitement.

Article 11 – Sort des données à la fin du Contrat

DOME MEDIA, selon le choix du Client, restitue les données à caractère personnel ou les supprime.

Ce choix est exercé par le Client, par demande adressée à support@dokia.fr, dans les conditions de l’article 17 des CGUV.

À défaut de choix exprimé, les données sont conservées puis supprimées à l’expiration du délai prévu à l’article 17.4 des CGUV, sauf obligation légale de conservation. L’accès à la Solution est bloqué dès la prise d’effet de la résiliation.

La suppression s’étend aux copies existantes, sous réserve du cycle de rotation des sauvegardes décrit à l’appendice 2, et sauf obligation de conservation imposée par le droit de l’Union ou le droit d’un État membre.

DOME MEDIA atteste par écrit, sur demande du Client, de la réalisation de la restitution ou de la suppression.

Article 12 – Registre, documentation et audits

DOME MEDIA tient un registre des catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du Client, conformément à l’article 30, paragraphe 2, du RGPD.

Elle met à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues à l’article 28 du RGPD.

Elle permet la réalisation d’audits, y compris d’inspections, par le Client ou un auditeur mandaté par lui, et y contribue.

L’audit est réalisé aux conditions suivantes :

• Il est demandé par écrit avec un préavis d’au moins trente jours ;
• Il ne peut être réalisé plus d’une fois par période de douze mois, sauf en cas de violation de données affectant le Client ou de demande d’une autorité de contrôle ;
• Il se déroule pendant les heures ouvrées, sans perturber le fonctionnement de la Solution ;
• Il ne peut porter atteinte à la confidentialité des données des autres clients de DOME MEDIA, ni aux secrets d’affaires de cette dernière ;
• L’auditeur mandaté ne peut être un concurrent de DOME MEDIA et est tenu à un engagement de confidentialité ;
• Les frais de l’auditeur sont à la charge du Client, sauf si l’audit révèle un manquement substantiel de DOME MEDIA.

DOME MEDIA peut satisfaire à une demande d’audit en communiquant les rapports d’audit, certifications ou attestations dont elle dispose, lorsque ceux-ci répondent à l’objet de la demande.

Article 13 – Point de contact

Le point de contact de DOME MEDIA en matière de protection des données à caractère personnel est Monsieur Gabriel SAPOUN, joignable à l’adresse support@dokia.fr.

Le point de contact du Client est l’Administrateur Cabinet, sauf désignation d’un autre contact notifiée par écrit.

Article 14 – Durée

La présente annexe prend effet à la date de formation du Contrat et demeure en vigueur pendant toute sa durée.

Les articles 5, 11 et 12 survivent au terme du Contrat, pour la durée nécessaire à leur exécution.

Appendice 1 – Description des traitements

1. Objet

La fourniture au Client de la Solution dokia, permettant l’édition, la personnalisation et la gestion de documents juridiques en droit du travail et en droit des sociétés.

2. Durée

La durée du Contrat, augmentée des délais prévus à l’article 11 de la présente annexe.

3. Nature des traitements

Collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, mise à disposition, rapprochement, limitation, effacement et destruction.

4. Finalités

• La constitution et la gestion, par le Client, de sa base d’Entreprises Clientes et de Salariés ;
• Le préremplissage automatique des Documents à partir de cette base ;
• L’édition en ligne, la personnalisation et le téléchargement des Documents ;
• Le fonctionnement de dokia.bot, dans les limites de l’article 12 des CGUV ;
• La transmission d’une demande à un avocat partenaire dans le cadre de dokia.partenaires ;
• L’hébergement, la maintenance, le support et la sécurité de la Solution.

5. Catégories de personnes concernées

• Les représentants légaux, signataires habituels et personnes de contact des Entreprises Clientes du Client ;
• Les Salariés et candidats des Entreprises Clientes du Client ;
• Toute personne physique dont les données sont saisies par le Client au sein de la Solution ou figurent dans les documents qu’il y importe ou y édite.

6. Catégories de données

• Données d’identification : civilité, nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité ;
• Coordonnées : adresse postale personnelle, adresse électronique, numéro de téléphone ;
• Données professionnelles : intitulé du poste, classification conventionnelle, nature et date du contrat, durée, lieu de travail, temps de travail ;
• Données de rémunération : salaire, primes, avantages en nature ;
• Données relatives à la représentation de l’entreprise : identité et qualité du représentant légal et du signataire habituel, existence d’une délégation de pouvoir ;
• Le contenu des Documents édités par le Client, ainsi que des pièces qu’il importe ou joint à une demande.

7. Données exclues du modèle de données

Le modèle de données de la Solution ne comporte aucun champ destiné à recevoir les données suivantes :

• Numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques ;
• Coordonnées bancaires des Salariés ;
• Documents d’identité et titres de séjour.

Les imports de fichiers réalisés par le Client sont restreints aux seules variables prévues par le modèle de données de la Solution.

Le Client s’interdit de renseigner ces données par un autre moyen, notamment au sein d’un champ libre, d’une pièce jointe ou d’une requête adressée à dokia.bot.

Il fait son affaire personnelle des conséquences d’un tel manquement.

8. Données relevant des articles 9 et 10 du RGPD

Les Parties reconnaissent que les procédures que la Solution permet de traiter conduisent le Client à renseigner, au sein des champs libres, des pièces jointes et des Documents qu’il édite, des données révélant l’état de santé d’un Salarié, notamment en matière d’inaptitude, d’arrêt de travail, d’accident du travail, de maladie professionnelle ou d’invalidité.

Elles reconnaissent de même que les procédures disciplinaires conduisent le Client à renseigner des données relatives à des faits susceptibles de constituer une infraction.

Ces données relèvent respectivement des articles 9 et 10 du RGPD.

Le Client demeure seul responsable de la licéité de ces traitements, notamment au regard des exceptions prévues à l’article 9, paragraphe 2, du RGPD en matière de droit du travail et de sécurité sociale, ainsi que des conditions posées par l’article 10.

Il s’engage à limiter ces données à ce qui est strictement nécessaire à la procédure traitée et à s’abstenir de les renseigner lorsque la procédure ne l’exige pas.

DOME MEDIA applique à ces données l’ensemble des mesures décrites à l’appendice 2, sans distinction avec les autres Données Client.

Appendice 2 – Mesures techniques et organisationnelles

1. Hébergement

La Solution est hébergée sur l’infrastructure d’Amazon Web Services, dans la région Europe (Paris).

Les données demeurent hébergées en France. L’infrastructure d’hébergement bénéficie des certifications de sécurité de son fournisseur, notamment ISO/IEC 27001.

2. Chiffrement

Les échanges entre les Utilisateurs et la Solution sont chiffrés au moyen du protocole HTTPS/TLS.

Les sauvegardes de la base de données sont quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles. Elles sont chiffrées et copiées vers un espace de stockage externe distinct, en écriture seule, que les serveurs de production ne peuvent pas purger.

L’authentification des Utilisateurs, dont la conservation des secrets d’accès sous forme non réversible, est déléguée à un fournisseur d’identité spécialisé mentionné à l’article 7.

Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair.

3. Contrôle d’accès

Chaque personne dispose d’un compte nominatif.

Les droits sont attribués selon le principe du moindre privilège, avec une séparation entre les accès utilisateurs, les accès d’administration applicative et les accès techniques.

Une revue des accès est réalisée tous les six mois.

Le nombre de personnes habilitées à intervenir en production est limité.

Une authentification renforcée est exigée pour les comptes disposant de droits d’administration.

4. Authentification des Utilisateurs

Sous réserve de l’article 6.5 des CGUV, l’authentification à double facteur est obligatoire, sans possibilité de désactivation.

Le compte est bloqué après cinq tentatives de connexion infructueuses.

Analyse antivirus des fichiers déposés par les Utilisateurs, réalisée au moment de l’import.

La politique de mot de passe et la gestion des sessions sont décrites aux articles 6.3 et 6.4 des CGUV.

5. Cloisonnement

Les environnements de développement, de test et de production sont cloisonnés.

Aucune donnée réelle de production n’est utilisée en environnement de développement ou de test.

L’isolation des données est assurée entre Clients.

6. Sauvegardes et restauration

Les sauvegardes sont réalisées quotidiennement et conservées quatorze jours.

Une sauvegarde hebdomadaire est externalisée sur un espace de stockage distinct et conservée trois mois.

Les procédures de restauration sont testées périodiquement et documentées.

En cas d’incident majeur, le délai de restauration visé pour les services critiques est de huit heures ouvrées.

7. Journalisation

Les connexions, les échecs d’authentification, les actions d’administration et les opérations sensibles sur les documents et les comptes font l’objet d’une journalisation.

Les journaux sont conservés pendant un an et analysés afin de détecter toute activité suspecte.

8. Sécurité applicative

Validation stricte des données en entrée, protection contre les vulnérabilités usuelles, mises à jour régulières des bibliothèques, revue de code, gestion sécurisée des secrets et des clés, restriction des accès au dépôt de code source.

9. Organisation

Engagement de confidentialité individuel signé par chaque intervenant.

Sensibilisation annuelle à la sécurité.

Procédure formalisée de gestion des incidents de sécurité, comportant une chaîne d’escalade.

Plan de continuité et de reprise d’activité, testé périodiquement.

Audits périodiques internes et externes.